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Arquivo de: dezembro 2017

A importância do saneamento de cadastros de fornecedores e clientes 

Por | Variedades | No Comments

Sabemos que o saneamento cadastral de fornecedores e clientes é uma atividade que consiste em complementar e atualizar informações dos sistemas informatizados das empresas em que o objetivo é atender aspectos fiscais, tributários e contábeis.

Com ele é possível padronizar o de cadastro para atender ao  Sistema Público de Escrituração Digital (SPED – instituído desde 2007) e reduzir os operacionais a partir da atualização dinâmica do cadastro. Se engana quem acha que o saneamento de cadastros é apenas a busca de informações oficiais. Ele também é um trabalho cuidadoso de análise e busca reparar e eliminar falha ou excessos que estão vinculados ao (SPED), instituído desde 2007.

Vale ressaltar que  o SPED (NF-e) exige que toda a entrada de dados seja em um fluxo único, já que todas as informações cadastradas no sistema da empresa começaram a ser enviadas diretamente às Secretarias de Fazenda das Unidades Federais e à Receita Federal através de um arquivo digital em XML.

Por isso deve-se ficar atento ao saneamento cadastral porque caso ele não aconteça sua empresa pode operar com fornecedores ou clientes inaptos perante a Receita Federal ou não habilitados no Sintegra. Além disso todos os dados da NFe alimentam os demais documentos do SPED, como o EFD, ECD, PIS/COFINS. Um erro de dados pode acabar sendo identificado nos demais arquivos SPED e trazer muitos problemas com a Receita Federal, que  tem 5 anos para analisar a base de documentos fiscais do SPED e identificar irregularidades e gerar autuações devidamente documentadas com base nos dados disponíveis.

Por isso, é importante que a empresa faça saneamentos de cadastros de fornecedores e clientes periodicamente dependendo do seu porte. Em algumas é necessário que essa atualização seja feita semanalmente, em outras uma vez por mês já é suficiente.

Outro ponto importante é deve-se que manter o cadastro da empresa sincronizado com todos as unidades da Receita Federal e Sintegra reduz o risco fiscal a zero. Para conseguir isso o recomendado é buscar que aconteça uma integração dos processos do cadastro do seu Sistema de Gestão (ERP, CRM, Portal de Cadastro) com uma plataforma de consultas gerenciada por uma empresa especializada na área.

Isso porque o saneamento de cadastros de clientes e fornecedores é um processo que nunca termina. Ele é um ciclo, um processo contínuo que requer um trabalho muito cuidadoso. Por isso é muito importante contratar uma empresa para ficar responsável por todo o trabalho de conferir se tudo está correto. Jamais deixe de buscar  profissionais e até mesmo aos softwares que agilizem o processo para ajudar que tudo esteja legalizado  com o SPED e sem margem para  erros.

ICMS e ISS: saem ou não da base do PIS/Cofins?

Por | Variedades | No Comments

Você sabia que o  Supremo Tribunal Federal (STF) decidiu excluir o ICMS e ISS da base do PIS/Cofins? Isso mesmo. Dessa forma, o governo federal não pode incluir o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) na base de cálculo das contribuições para o Programa de Integração Social (PIS) e para a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins). Inclusive, as instâncias inferiores da Justiça também terão de seguir essa nova orientação.

A ideia é ter um sistema mais simples, no qual as empresas que estão no regime não cumulativo aproveitem melhor os créditos tributários para diminuir seus impostos. Retirando esses dois tributos (ICMS e ISS), o PIS/Cofins incidirá sobre um valor menor e a Receita terá que aumentar  a alíquota desses tributos para pelo menos tentar manter a arrecadação.

A respeito do tema, o  Ministério da Fazenda divulgou uma nota dizendo que irá ingressar com um recurso de embargos de declaração  “a fim de que o seu pedido de modulação de efeitos seja apreciado pela Corte”.

A grande motivação para a reclamação é que a União passe a requerer  a decisão do STF apenas no ano que vem. Ou seja, apenas depois que o recurso com a apreciação dos embargos de declaração  for apreciado  pelo Plenário do STF é que se poderá dimensionar o eventual impacto dessa decisão.

Vale ressaltar que atualmente o modelo atual de cobrança é complexo e existem formas diferentes de incidência do tributo, com regime não cumulativo (para empresas que estão no lucro real, que é uma modalidade de cálculo do Imposto de Renda) e o sistema cumulativo (para empresas que estão no lucro presumido), além de uma sistemática diferenciada para micro e pequenas empresas.

A União calcula que caso a base do cálculo mude e o  ICMS e ISS sejam excluídos da base do PIS/Cofins,  a Receita Federal deixará de arrecadar R$ 250,3 bilhões em tributos que estavam sendo questionados na Justiça desde 2003.

Como anda a gestão do seu estoque?

Por | Consultoria, Variedades | No Comments

Os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados com os objetivos e atividades da empresa. Eles representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais.

Por exemplo, apenas descrever de forma genérica os produtos não é suficiente para atender a legislação. Isso inclusive pode prejudicar a organização, afinal o controle do estoque deve ser feito com base no código do produto e não em sua descrição. Utilizar códigos diferentes nos documentos fiscais é outro erro bem comum quando ocorre uma falha na geração do arquivo fiscal. Vale ressaltar que para emissão da NF-e o código do produto deve ser exatamente igual ao que foi colocado no registro 0200.

A falta de detalhamento das unidades de medida também afeta muitas empresa pois é comum comprar o mesmo produto de fornecedores distintos. Neste caso, o ideal seria detalhar as unidades de medida utilizado códigos  que explicam a quantidade vinda em cada caixa de cada fornecedor.

E claro: o maior dos erros cometidos na gestão de estoque está relacionado a  omissões de entradas e saídas que acontecem quando a empresa altera seus códigos de item sem informar essas alterações nos registros 0205, pois o controle de estoque acaba considerando como novo item.

Por isso, uma administração de estoque eficiente, referente aos aspectos fiscais no controle do fluxo  de entradas e saídas de mercadorias poderá mitigar muitos riscos e multas fiscais. Quando o assunto é gestão de estoque, é comum a ocorrência de diferenças nas quantidades existentes entre o sistema de gestão (ERP) e o que consta nas prateleiras do estoque físico.   E tudo isso pode ser detectado pela fiscalização de forma eletrônica!

 

Mas então como posso evitar ter problemas com a fiscalização por causa da gestão do meu estoque?

O Fisco Estadual quando realiza o procedimento de análise de estoque das empresas, verificam: Notas fiscais não registradas/escrituradas (Livros Fiscais), notas canceladas e registradas como válidas, estoques negativo, existência de itens duplicados, dentre outras.  Todos esses problemas podem ser solucionados por meio da tecnologia.

Assim como a fiscalização é capaz de encontrar os erros de forma eletrônica, sua empresa também por meio de um sistema responsável pela auditoria de estoque. Com um bom sistema de auditoria de estoque ou uma empresa especializada que faça esse serviço de forma periódica é possível identificar todas as diferenças quantitativas existentes no estoque do seu estabelecimento, realizando uma leitura dos arquivos SPEDs (EFD ICMS/IPI) e XML´s, afim de garantir as devidas correções antes de uma diligência fiscal.